住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度について

本人通知制度とは

この制度は、山添村において住民登録や本籍のある方が、事前に登録することにより、その方に係る住民票の写しや戸籍謄本等を、本人の代理人および第三者に交付したときに、登録者本人にお知らせする制度です。
この制度により、住民票の写し等が第三者に交付されたことを本人が早期に知ることができ、不正請求および不正取得による個人の権利の侵害抑止、防止を図ることを目的としています。また、この制度が周知されることで委任状の偽造や不必要な身元調査等の未然防止につながります。

登録できる方

  • 山添村の住民基本台帳に記載されている方(転出等により消除された方は、消除されてから5年以内に限ります。)
  • 山添村の戸籍に記載されている方、または過去に記載されていた方
  • 戸籍の附票の写し(除附票および改製原附票を含みます。)
  • 戸籍謄(抄)本、除籍謄(抄)本、改製原戸籍謄(抄)本
  • 戸籍記載事項証明書

登録方法

「山添村本人通知制度事前登録申込書」に必要事項を記入し、必要書類を添えて、住民課へ提出してください。(受付は、役場本庁のみとします。)
また、本人が来庁できない場合は委任状による代理人申請や、遠方に居住されている方等は郵便による申請も可能です。(郵便による本人通知制度事前登録申込書

【必要書類】

  • 本人確認書類(運転免許証、パスポート、写真付き住民基本台帳カード等)
  • 法定代理人の方は、法定代理人の本人確認書類および資格を証明する書類*ただし、山添村に備える戸籍簿等で法定代理人であることが確認できる場合は、資格を証明する書類は省略することができます。

登録期間

本人通知の登録期間は、3年間です。更新の申出がなく登録期間を経過した場合は、自動的に登録が廃止となります。なお、引き続き登録を希望される方は、登録期間満了日の1か月前から更新手続きができます。

登録事項の変更および廃止

登録事項に変更がある場合、又は登録期間満了前に登録を廃止したい場合は、「山添村本人通知制度事前登録(変更・廃止)届出書」により届出てください。(郵便による本人通知制度事前登録(変更・廃止)届出書

通知書の内容

  • 交付年月日
  • 交付した証明書の種別と通数
  • 交付した証明書の種別と通数
  • 請求者の種別(本人等の代理人または本人等以外の別の者)

通知の対象にならないもの

  • 住民票関係は、同一世帯の方からの請求
  • 戸籍関係および戸籍の附票は、同一戸籍に記載されている方、またはその配偶者、直系尊属(父母、祖父母等)もしくは直系卑属(子、孫等)の方からの請求の場合
  • 国または地方公共団体からの請求の場合
  • 弁護士、司法書士等が、法令で明確に規定されている代理業務に使用するための請求の場合
  • 村長が特別な請求と認めた場合

注意事項

  • この制度は、代理人や第三者が住民票の写し等を取得できなくするものではありません。
  • 通知書は、事前登録された方の住民票の写し等を代理人や第三者に交付した場合に送るものです。

お問い合わせ
住民課
電話:0743-85-0043
FAX:0743-85-0219
メール: