○山添村情報公開事務取扱要綱
平成15年3月25日
告示第9号
第1 趣旨
この要綱は、別に定めるもののほか、山添村情報公開条例(平成14年12月山添村条例第24号。以下「条例」という。)による情報の公開に関する事務について必要な事項を定めるものとする。
第2 情報公開窓口等
1 情報公開窓口
情報の公開事務の窓口は、各所管課窓口にて行い、総括管理は総務課とする。
2 所管課等で行う事務
情報を管理する所管課が行う事務は、次のとおりとする。
ア 情報(以下自己情報の開示を含む。)公開請求書(情報公開条例施行規則(平成15年3月山添村規則第1号。以下「規則」という。)様式第1号。以下「請求書」という。)の受理に関すること。
イ 情報の公開の請求に係る情報の公開をするかどうかの決定(以下「公開の可否の決定」という。)及びその通知に関すること。
ウ 情報の公開をする旨の決定(条例第7条の部分公開をする場合の決定(以下「部分公開決定」という。)を除く。以下「公開決定」という。)及び部分公開決定をした情報の公開に関すること。
エ 公開の可否の決定に関する不服申立書の受付及び受理に関すること。
オ 山添村情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)への諮問に関すること。
カ 不服申立てについての決定及びその通知に関すること。
キ 検索資料の作成に関すること。
3 情報公開主任
(1) 設置
情報公開制度の円滑な実施を図り、あわせて情報公開制度に係る職員の認識を高めるため、各課等に情報公開主任を置く。
(2) 充てる職員
情報公開主任は、各課等の長が指定する職員とする。
(3) 職務
情報公開主任は、次に掲げる事務を処理するものとする。
ア 情報公開制度について所属職員に対する指導を行うこと。
イ 公開請求者及び情報公開窓口との連絡調整に関すること。
ウ 情報の公開の請求に係る情報を総括管理する総務課と各課等との連絡調整に関すること。
第3 情報の公開事務
1 案内及び相談等
(1) 案内及び相談
情報公開窓口では、担当者が面談により、来訪者が求めている情報の種類、内容等を把握し、来訪者の要求に最も適切に対応し得る情報の提供手段を選択するとともに、来訪者の求めに応じ、相談、案内等を行うものとする。
(2) 他の制度による情報の閲覧等との調整
なお、情報の公開の請求に係る情報が条例第31条の規定に該当し、他の法令が適用されるものである場合等は、その内容を説明するとともに、当該事務を所管する課等へ案内するものとする。
2 情報公開窓口における請求書の受付等
(1) 請求書の受付
請求書は、情報公開窓口において受け付けるものとし、その他の施設等に問合せがあった場合は、当該施設等において行政資料等による情報提供で対応できるときを除き、情報公開窓口に案内するものとする。
(2) 請求権者の確認等
情報公開窓口においては、請求書の提出があったときは、次のことについて確認するものとする。
ア 請求書を提出したものが条例第5条各号に掲げる情報の公開を請求できるものであるかどうか。
イ 代理人による請求であるかどうか。
(3) 情報の特定
情報の公開請求があった情報については、文書管理目録等による検索又は関係課等との連絡により、当該情報の存在有無の確認及び当該情報の内容の特定を行うものとする。
なお、同一内容の情報が複数の所管課等に存在する場合は、当該情報を作成した所管課等又は当該情報に係る事務事業の主体となっている所管課等を当該情報の公開に関する事務の担当課とする。
(4) 請求書の受付に当たっての留意事項
ア 情報の公開の請求は、原則として所管課等ごとに、請求内容1件につき1枚の請求書により行うものとする。ただし、同一の所管課等に同一人から複数の情報公開の請求があった場合は、「請求する情報の内容」の欄に記入することができる範囲で1枚の請求書により行うことができるものとする。
イ 自己情報の開示請求(様式第9号)の手続は、本人が行うことを前提とするが、末成年者が自己の開示請求を行う場合は、事後の手続等の関係から、法定代理による委任状等の代理関係を証明する書類の提出のほか、その代理人から内容の聞き取りを行い、申請に応じるものとする。
ウ 郵送による情報の公開請求は、請求書に必要事項がすべて記入されており、かつ、これらの記入事項によって、請求権者であることを確認できるとともに、情報の公開の請求に係る情報の件名又は内容等を明確に特定することができる場合に限り、受け付けるものとする。
エ 電話又は口頭による情報の公開請求は、条例第6条の規定が請求書を提出することを定めているので、認めないものとする。
(5) 請求書の記入欄の確認事項等
ア 「住所、氏名、電話番号」欄
((ア)) 情報の開示に当たり、請求権者であるかどうかの確認、開示可否の決定通知先の特定及び連絡調整に必要なので、正確に記入してあること。
なお、請求権者であるかどうかの確認は、請求書の記入内容を審査して行うものとする。
((イ)) 押印は、要しないものであること。(自己情報の開示は要する。)
((ウ)) 電話番号は、自宅等連絡が容易な連絡先の番号が記入してあること。
イ 「請求する情報の内容」欄の対象となる情報を特定するための欄であるから、内容が特定できるように情報の件名又は知りたいと思う事項が具体的に記入してあること。
ウ 「情報公開の方法の区分」欄は、該当番号が○で囲まれていること。
エ 「公開を請求する資格の区分」欄は、○で囲まれた該当番号の区分に必要な事項が記入されていること。
(6) 請求書の補正
請求書の記入欄に記入漏れ又は不明な箇所がある場合には、請求者に対して、当箇所を補筆又は訂正するよう求めるものとする。
(7) 請求書を受け付けた場合の説明等
請求書を受け付けた場合は、当該請求書に受付印を押印し、その控えを請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。
ア 情報の公開は、公開の可否の決定に日時を要するため、原則として受付と同時には行われないこと。
イ 公開の可否の決定は、請求書を受け付けた翌日から起算して14日以内に行い、情報公開決定通知書(規則様式第2号)、情報部分公開決定通知書(規則様式第3号)又は情報非公開決定通知書(規則様式第4号)(以下「決定通知書」という。)により通知するものであること。
ウ やむを得ない理由があるときには、イに規定する期間を延長することがあり、この場合には情報公開決定期間延長通知書(規則様式第5号)により通知するものであること。
エ 情報の写しの交付には、費用の負担が必要であること。
3 請求書を受け付けた場合は、迅速に処理するものとする。
4 所管課等における請求書の受理
所管課等は、他の情報公開窓口から請求書の送付を受けたときは、形式的要件の具備を確認するとともに、情報の公開の請求に係る情報を検索し、その存在を確認後受理するものとする。情報の公開の請求に係る情報が存在しないことが判明したときなど請求書を受理できないときは、次により処理するものとする。
ア 総務課に対し、情報の不存在や、請求書を受理できない旨を速やかに連絡する。
イ 請求書の取下げがなされない場合や、別記様式第1号により請求書を受理できない旨を通知することとなった場合の請求書は、請求者に返送するものとし、申請書の控えは所管課において保管するものとする。
ウ 他の方法により請求の趣旨に沿った情報の提供が可能なものについては、その旨を併せて連絡し、又は通知する。
5 公開の可否の決定等
(1) 情報の内容の検討
(2) 公開の可否決定の期間
情報公開窓口において請求書を受け付けた日をもって、条例第5条に規定する請求書を受理した日として取り扱うものとし、請求書を受け付けた翌日から起算して14日以内に公開の可否の決定を行うものとする。
(3) 公開の可否決定の決裁
公開の可否の決定に当たっては、回議用紙を用いて回議するものとする。この場合、起案文書には、公開の可否決定の内容案及び審査内容を記載するとともに、決定通知書の案、条例第8条の第三者情報に関する調査をした場合は、その調査書等を添付するものとする。
(4) 内部調整
公開の可否の決定に当たっては、次により内部調整を行うものとする。
ア 情報公開対象の課長への協議
所管課等は、公開の可否の決定に当たっては、当分の間、総務課長に協議すること。
イ 関係課等との連絡及び調整
所管課等は、情報の公開の請求に係る情報が他の各課等に関連するものである場合又は村の他の機関が作成したものである場合には、当該課等又は当該各機関との連絡を取り、調整を行うこと。
(5) 第三者情報に係る調査
公開の可否の決定を慎重かつ公正に行うため、必要に応じ、規則第2条第4に定めるところにより、村以外の個人、法人(国及び地方公共団体を含む。)その他の団体(以下「第三者」という。)に対する調査を行うものとする。
(6) 決定通知書の記入要領
決定通知書は、次により作成するものとする。
ア 「情報の内容」欄(規則様式第2号、規則様式第3号及び規則様式第4号)には、当該情報の件名、文書番号等を正確に記入すること。
なお、1枚の請求書により複数の情報の公開請求があった場合は、1枚の決定通知書に複数の情報の件名を記入することができること。
イ 「情報の公開の日時」に(規則様式第2号及び規則様式第3号)情報の公開を実施する日時は、決定通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮し、到達予定日から数日以後の通常の勤務時間内の日時を指定すること。この場合、事前に請求者と電話等で連絡を取り合い、互いに都合のよい日時を指定するよう努めること。
ウ 「情報の公開の場所」欄(規則様式第2号及び規則様式第3号)情報の公開の場所は、次のとおりとすること。
((ア)) 閲覧による場合(写しの交付を伴う場合を含む。)
各課等が管理している情報にあっては担当課又は閲覧室を指定すること。
((イ)) 写しの交付のみによる場合
請求書を受け付けた情報公開窓口を指定すること。ただし、請求者の希望する情報公開窓口を指定することができるものとし、公開の日時を調整する際にあわせて希望を確認し、希望に沿った場所を指定するよう努めること。
エ 「一部について情報の公開をしない理由及び情報の公開をしない理由」欄(規則様式第3号及び規則様式第4号)条例第10条から第12条のいずれかに該当する場合は、その該当号及びその理由を記入すること。
また、各条各項の複数の条項に該当する場合は、各条項ごとにその理由を記入すること。
(7) 公開の可否決定期間の延長
やむを得ない理由により、公開の可否決定の期間を延長する場合は、決定期間延長通知書により、請求者に通知するものとする。この場合、次のことに留意するものとする。
ア 延長期間は、必要最小限とすること。
イ 決定期間延長通知書は、情報公開窓口で請求書を受け付けた翌日から起算して14日以内に請求者に到達するよう送付すること。
ウ 決定期間延長通知書の「情報の内容」欄については、(6)のアに規定するところによるものとする。
エ 決定期間延長通知書の「延長の理由」欄には、やむを得ない理由を具体的に記入するものとする。
(8) 決定通知書の送付
開示の可否の決定をした場合は、速やかに決定通知書を作成し、請求者に送付すること。
6 情報の公開の方法
(1) 情報の閲覧の方法
ア 文書、図画及び写真(以下「文書等」という。)の場合
原則として、原本を閲覧に供するものとする。原本を閲覧に供することによりそれを汚損又は破損するおそれがあるとき、その他の相当の理由があるときは、原本を複写した物を閲覧に供するものとする。
イ 磁気ディスク及びフロッピーの場合
電子計算組織の端末機のディスプレイ又は出力プリンターにより行う。
(2) 情報の写しを交付する方法
ア 文書等の場合
情報の原本又はそれを複写したものについて複写機により作成した写しを交付することにより行う。
イ 磁気ディスク及びフロッピーの場合
プリンターなどにより作成した写しを交付することにより行う。
ウ 磁気テープの場合
反訳又は要点筆記により作成した写しを交付することにより行う。
(3) 情報の部分公開の方法
情報の部分公開をする場合は、おおむね次の方法により情報の公開をしない部分の分離を行い情報の公開をするものとする。
ア 情報の公開ができる部分とできない部分とがページ単位で区分できるとき。
情報の公開ができない部分を紙袋で覆うなど情報の公開ができない部分について閲覧ができない措置を講じ、情報の公開ができる部分のみについて情報の公開を行う。
イ 情報の公開ができる部分とできない部分とが同一ページにあるとき。
情報の公開ができない部分を覆って複写した物又は該当ページを複写した上で情報の公開ができない部分を黒インク等で塗りつぶし、再度複写した物で情報の公開を行う。
7 情報の公開の実施事務
(1) 日時及び場所
情報の公開は、決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所で実施するものとする。
(2) 指定した日時以外の情報の公開実施
請求者が、やむを得ない事情により、指定した日時に情報の公開を受けることができない場合は、請求者の求めに応じ、別の日時に情報の公開を実施することができるものとする。この場合、新たに決定通知書の送付は要しないものとする。
なお、日時を変更した場合は、その旨を公開の場所として指定した情報公開窓口に連絡するものとする。
(3) 情報の閲覧、視聴及び情報公開窓口担当職員の立会い
情報(複写した物を含む。(4)から(6)までにおいて同じ。)を閲覧又は視聴等に供するときは、所管課等の職員が閲覧等をさせ、必要に応じて所管課の情報公開主任が立ち会うものとする。
(4) 情報の写しの送付等
所管課等は、情報の写しを交付することとなる場合は、原則として公開の日の前日までに、情報の写しを作成し、その案件ごとに枚数等を確認して、準備するものとする。ただし、請求者が、情報を閲覧した後に閲覧した情報の一部を指定して、写しの交付を受けることを希望している場合は、この限りでない。
(5) 決定通知書の提示
情報の公開を実施する際には、決定通知書の提示を求めるものとする。
(6) 情報の写しの交付
情報の写しの交付は、情報公開窓口において次により行うものとする。
ア 交付申請書の提出
情報の写しを交付するときは、請求者に対して、情報の写しの交付申請書(別記様式第2号)の提出を求めるものとする。
イ 費用の徴収
情報の写しの交付申請書の提出があったときは、写しの交付に要する費用を現金により徴収するものとする。
(7) 実施に当たっての注意事項
情報の閲覧等を実施するに当たって、請求者が情報を汚損し、又は破損するおそれがあるときは、情報の閲覧を中止し、又は禁止するものとする。
第4 第三者情報の取扱い
1 第三者情報に係る調査の実施
2 調査の方法
調査は、所管課等が、第三者(対象となる第三者が複数の場合は、必要な範囲の第三者)に対して、当該第三者の情報が記録されている情報について情報の公開の請求があった旨を口頭又は書面(規則様式第6号)により通知し、原則として書面(規則様式第7号)で意見を求めるものとする。この場合、意見書はおおむね一週間以内に提出するよう協力を求めるものとする。
3 意見聴取の内容
第三者からの意見聴取の内容は、次のとおりとする。
(1) 個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)については、プライパシー侵害の有無
(2) 法人(国及び地方公共団体を除く。)その他の団体に関する情報及び事業を営む個人の当該事業に関する情報については、競争上の地位その他正当な利益の侵害の有無
(3) 国又は地方公共団体その他の公共団体に関する情報については、協力関係若しくは信頼関係への影響の有無、事業の意思形成に対する支障の有無、又は事業の目的達成の困難性若しくは公正若しくは円滑な執行に対する支障の有無
4 第三者への通知
第三者情報について調査を行った場合は、公開の可否の決定をした後に、当該第三者に対し、書面(規則様式第8号)により通知するものとする。
第5 不服申立て
公開の可否の決定について行政不服審査法(昭和37年法律第160号)の規定に基づく不服申立てがあった場合は、次により取り扱うものとする。
1 不服申立書の受付
各所管課等へ不服申立書(情報公開不服申立書(規則様式第14号))が提出された場合は、当該不服申立書を受け付けるとともにその写しを総務課に送付するものとする。
2 不服申立書の審査
(1) 記載事項の確認
不服申立ては、行政不服審査法の規定に基づき、確認の上、受理するものとする。
ア 不服申立書の記載事項の確認
((ア)) 不服申立人の氏名及び年齢又は名称並びに住所
((イ)) 不服申立てに係る処分
((ウ)) 不服申立てに係る処分があったことを知った年月日
((エ)) 不服申立ての趣旨及び理由
((オ)) 不服申立ての年月日
((カ)) 不服申立人が、法人その他の社団若しくは財団であるとき、総代を互選したとき、又は代理人によって不服申立てをするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所
イ 不服申立人の押印の有無
ウ 代表者若しくは管理人、総代又は代理人があるときは、それぞれの資格を証明する書面の添付の有無(例えば、法人登記簿の謄本、抄本、代表者又は管理人を選任したことを証する総会議事録等の写し、代理人委任状等)
エ 不服申立期間(開示の可否決定のあったことを知った日の翌日から起算して60日以内)の不服申立てかどうか。
オ 不服申立適格の有無(自己開示の可否の決定によって直接に自己の権利利益を侵害された者かどうか。)
(2) 不服申立書の補正
各所管課等は、不服申立てが(1)の要件を満たさず不適法であっても、補正することができるものであるときは、相当の期間を定めて補正を命じなければならない。
なお、補正を命ずる場合は、総務課長と協議するものとする。
(3) 不服申立てについて却下の決定
各所管課等は、不服申立てが次のいずれかに該当する場合には、当該不服申立てについて却下の決定を行い、決定書(情報公開不服申立決定書(規則様式第17号))を不服申立人に送達するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。
なお、却下の決定をする場合は、総務課長と協議するものとする。
ア 不服申立てが不適法であり、かつ、補正不能である場合
イ 補正命令に応じなかった場合
ウ 補正命令に定める補正の期間を経過した場合
3 審査会への諮問
各所管課等は、不服申立てを却下する場合を除き、速やかに、次により審査会へ諮問するものとする。
(1) 諮問書の作成
所管課等は、次に掲げる事項を記載した諮問書(規則様式第15号)を作成する。
(2) 諮問書の提出
所管課等は、諮問書に次に掲げる書類を添付して総務課へ提出する。
ア 不服申立書(写し)
イ 情報公開請求書(写し)
ウ 決定通知書(写し)
エ 不服申立てに係る経過説明書
オ その他必要な書類(当該不服申立ての対象となった情報の写し等)
4 審査会の意見聴取等への対応
所管課等の職員は、審査会から必要な書類の提出を求められた場合又は説明若しくは意見を求められた場合は、これに応ずるものとする。
5 審査会の審議及び答申
審査会からの答申があったときは、総務課は、答申書(規則様式第18号)を所管課等へ送付するとともにその写しを保管するものとする。
6 不服申立てに対する決定
(1) 所管課等は、答申書の送付があったときは、速やかに、当該不服申立てに対する決定を行わなければならない。
(2) 所管課等は、当該不服申立てに対する決定をしたときは、不服申立人に対して決定書を送達するとともに、その写しを総務課へ送付するものとする。
(3) 所管課等は、不服申立てに対する決定が、第4の1に基づき調査を行った第三者に関する情報が記録されている情報についての公開の可否決定を変更することとなった場合には、その旨を当該第三者に通知するものとする。
第6 自己情報の記録の訂正
自己情報の事実の記録に誤りがあったときに、条例第16条第1項の規定に基づき訂正を求められた場合は、次により取り扱うものとする。
1 自己情報訂正請求書の受付
各所管課等へ自己情報訂正請求書((規則様式第10号)以下「訂正請求書」という)が提出された場合は、既に自己情報開示請求書(規則様式第9号)により開示を受けていることを確認した上で受け付けを行う。
2 自己情報訂正請求書の審査
(1) 記載事項の確認
訂正請求書に記載を求められている内容を確認の上、受理するものとする。
ア 訂正請求書の記載事項の確認
((ア)) 訂正請求者の氏名及び住所
((イ)) 自己情報の開示を受けた年月日
((ウ)) 開示を受けた自己情報の内容
((エ)) 訂正を求める箇所
((オ)) 訂正を求める内容
((カ)) 訂正の請求をする年月日
イ 訂正請求者の押印の有無
ウ 訂正請求者の区分
法定代理人である場合は、本人等との関係を証明する必要な書類の提出又は提示
エ 訂正を求める内容が事実に合致することを明らかにする書類等の提出又は提示を求める。(提示の場合は原則として書類等の写しをとり、調査のための資料とする)
(2) 訂正請求書の補正
各所管課等は訂正請求書が(1)の要件を満たさず、不適法であっても、補正することができるものであるときは、相当の期間を定めて補正を命じなければならない。
3 訂正するかどうかの決定等
(1) 内容の確認
訂正請求書を受けた所管課等は、次の事項を確認し、処理をする。
ア 訂正請求に係る個人情報が条例第15条の規定により開示を受けた個人情報であること。
イ 訂正請求に係る個人情報が訂正請求者本人(請求者が法定代理人であるときは、被代理人)の個人情報であること。
ウ 訂正を求める内容が「事実」に関するものであること。
エ 訂正請求に係る個人情報が条例第31条各項に規定する個人情報でないこと。
(2) 訂正するかどうかの検討
ア 調査前の確認
所管課等は、訂正請求に係る個人情報について、必要な調査を実施する前に、次の事項を確認するものとする。
((ア)) 法令等により訂正の請求が認められていないものでないか。
((イ)) 実施機関が訂正の権限を有しているか。
((ウ)) 作成時点の内容を記録するもので、最新の状態に変更することが予定されていないものでないか。
イ 調査
所管課等はアの確認後、訂正を求める内容が事実に合致することを明らかにする書類等を参考に、関係書類等の確認、関係者への事情聴取等の方法により、訂正請求に係る個人情報について、事実の誤りがあるかどうか、速やかに調査を行うものとする。
なお、関係者への事情聴取を行うときは、原則として訂正請求者が識別できない形で行うなど、当該訂正請求者等の権利利益の保護に十分配慮して行うものとする。
ウ 決定の検討
所管課等は、調査結果に基づき、訂正請求に係る個人情報を訂正するかどうかについて検討するものとする。その際に、必要に応じて関係課等と協議するものとする。
(3) 訂正するかどうかの決定
決定結果は次の区分により、訂正請求者に決定通知書を送付する。
((ア)) 訂正の決定(自己情報訂正決定通知書(規則様式第11号))
((イ)) 部分訂正の決定(自己情報部分訂正決定通知書(規則様式第12号))
((ウ)) 非訂正の決定(自己情報非訂正決定通知書(規則様式第13号))
(4) 個人情報の訂正の実施
個人情報を訂正する旨の決定をしたときは、速やかに訂正請求に係る個人情報を訂正するものとする。
(5) 訂正内容の連絡
個人情報を訂正した所管課等は、必要に応じ、関係課等並びに当該個人情報の収集先及び提供先に対して、当該個人情報を訂正した旨及びその内容を連絡するものとする。
第7 個人情報取扱事務登録簿の作成
1 総務課は山添村個人情報保護条例(平成14年12月山添村条例第25号)第5条第4項により個人情報取扱事務登録簿(山添村個人情報保護条例施行規則(平成15年3月山添村規則第2号。以下「個人情報保護施行規則」という。)様式第2号)を作成し、一般の閲覧に供するようにする。
2 各所管課等において個人情報を取り扱う事務が新たに生ずる場合又は変更する場合は個人情報取扱事務届出書(個人情報保護施行規則様式第1号)に必要事項を記載して、総務課に届け出、総務課は個人情報取扱事務登録簿に記入して管理をする。
3 各所管等において個人情報取扱事務の廃止が行われるときには、個人情報取扱事務廃止届出書(個人情報保護施行規則様式第3号)に必要事項を記載し、総務課に届け出、総務課は個人情報取扱事務登録簿に記載している事項を廃止する。
第8 検索資料の作成
1 検索資料
情報の検索に必要な資料(以下「検索資料」という。)は、文書簿冊目録のほか、文書件名簿等とする。
2 検索資料の作成及び送付
所管課等は、次により検索資料を作成し、情報公開窓口に備え置くとともに総務課に送付するものとする。
(1) 文書簿冊目録
文書簿冊目録は、山添村文書管理規程(平成15年3月山添村訓令第1号。以下「文書管理規程」という。)第35条に掲げる簿冊目録等によるものとする。
(2) 文書件名目録
文書件名目録は、文書管理規程第8条に規定する文書件名簿によるものとする。
3 検索資料の閲覧
検索資料は、情報公開窓口に備え置き、一般の閲覧に供するものとする。
第9 制度の実施状況の公表
総務課は、毎年度始めに前年度の実施状況について、各実施機関分を取りまとめ、次の事項を山添村広報に掲載することにより公表するものとする。
(1) 情報の公開の請求件数
(2) 公開決定(部分公開決定を含む。)件数
(3) 非公開決定(情報の公開をしない旨の決定をいう。)件数
(4) 不服申立ての処理件数
(5) その他必要な事項
附則
この要綱は、平成15年4月1日から施行する。
