○山添村文書管理規程
平成15年3月25日
訓令第1号
目次
第1章 総則(第1条―第10条)
第2章 文書の受付及び配布(第11条―第15条)
第3章 文書の処理(第16条―第28条)
第4章 文書の浄書及び発送(第29条―第31条)
第5章 文書の保管(第32条―第36条)
第6章 文書の保存(第37条―第41条)
第7章 文書の処分(第42条・第43条)
第8章 電子媒体の管理(第44条・第45条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規定は、別に定めるものを除き、村における文書の取扱いの規範を示し、もつてその適正化及び事務能率の向上を図ることを目的とする。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した書類(図画、写真及び帳票を含む)をいう。
(2) 文書等 文書及び文書以外に村の保有する情報の記録をいう。
(3) 庁内文書 村の機関内及び機関相互において発送し、収受する文書をいう。
(4) 庁外文書 庁内文書以外の文書で、発送し、又は収受するものをいう。
(文書等の取扱いの原則)
第3条 文書等は、迅速に正確かつていねいに取り扱うとともに、文書等に記録されている情報が最大限に活用され、事務が効率的に行われるように常に整理しておかなければならない。
2 非常事態に際し、特に保全を要するものは、その場所に「非常持出」の表示をしておかなければならない。
(課長、係の職務)
第4条 課長は部下を督励して、文書事務が円滑適正に行われるよう努めなければならない。
2 係は上司の指揮を受けて文書事務の推進に努め、その処理の円滑と迅速を期するとともに、その経過を明らかにしておかなければならない。
(文書管理者の設置及び職務)
第5条 課に文書管理者1人を置く。
2 文書管理者は、課内の事務を総括する課長をもつて充てる。
3 文書管理者は、その課における次に掲げる事務に従事する。
(1) 回議文書の審査に関すること。
(2) 課内の文書管理について指導及び調整に関すること。
(文書取扱主任の設置及び職務)
第6条 文書管理者の文書事務を補佐するため、各課(課と同等の扱いを含む。以下課において同じ。)に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、各課長が指定する者とする。
3 文書取扱主任は、上司の命を受け、その課における次に掲げる事務を総括する。
(1) 文書の収受、配付及び発送に関すること。
(2) 文書処理の促進に関すること。
(3) 文書事務の指導に関すること。
(4) 文書の整理及び保管に関すること。
(5) 文書の引継及び廃棄に関すること。
(6) その他文書事務に関し必要なこと。
(文書事務の調査及び指導)
第7条 文書管理推進委員会は、各課の文書事務を随時調査し、又は報告を求め、文書事務が適正に処理されるように指導しなければならない。
(簿冊)
第8条 文書の取扱いに要する簿冊は、各課に文書件名簿の他必要なものを備える。
2 定例的に処理する同種の文書で相当数量に及ぶものについては、当該文書を管理する課長は、総務課長の承認を得て、当該文書の管理に当たり、文書件名簿によらず別の帳票を使用することができる。
(施行文書の記号及び番号)
第9条 村自体の発議に基づいて施行する文書は、村名の頭文字「山添」の次に主管課の頭文字を記入するものとし、頭文字に同一のものがあるときは、総務課長が適宜定めるものとする。番号は、記号に続けて「第 号」とする。
2 条例、規則、訓令、告示、議案及び指令については、山添村公文例規程(昭和34年12月訓令第5号)に定める記号を付け、それぞれの種別ごとに番号を記入しなければならない。
3 文書の番号は、毎年4月1日に第1号から一連番号により起こし、翌年3月31日に止める。
4 条例、規則、訓令、告示、議案のほか、歴年により処理する必要があると総務課長が特に認めたものの番号については、毎年1月1日に起こし、12月31日に止める。
5 文書の発信人、名あて人等と関連文書の往復等を行う必要があるときは、当該事案が完結するまで当初の文書の記号及び番号を用いるものとする。
6 秘密に属するものは、マル秘の記号を付けるものとする。
(施行文書の日付)
第10条 施行文書には、前条に規定する記号及び番号のほか日付を付けなければならない。
2 前項の日付は、その文書を施行するため処理又は発送する年月日とする。ただし、原議において日付の決定のあつた場合は、この限りでない。
第2章 文書の受付及び配布
(文書の発信名及びあて名)
第11条 施行文書は、村長名をもつてしなければならない。ただし、次の各号に掲げる場合においては、それぞれに定める発信名を用いることができる。
(1) 軽易な事項にあつては、村役場名又は課名
(2) 庁内文書にあつては、重要案件を除き、課長名
(3) 庁外からの本村課長あて照会その他に対する回答文書で、その内容が当該課長限りで、処理できるものにあつては、課長名
2 あて名は、発信者に対応するように、職名のみを用いるときは職名を、職氏名を用いるときは職氏名を記載するものとする。
(村役場に到達した文書の取扱い)
第12条 村役場に平日到達した文書(各課が直接受領した文書を除く。)は、総務課長が受領し、次に定めるところにより処理する。
(1) 封筒の表示等により主管課が明らかな文書は、開封しないで、主管課長により配付する。
(2) 封筒の表示等により主管課が明らかでない文書は、開封し、主管課長を確認して主管課長に配付する。
(3) 前2号の文書のうち、書留、簡易書留、現金書留、配達証明、内容証明及び特別送達によるものについては、封筒に村受付印を押し、主管課に配付する。
(4) 開封した文書のうち、収受の日が権利の得喪にかかわるものについては、封筒に村受付印を押し、到達日を記入して主管課長に配付する。
(5) 2以上の課に関係する文書は、最も関係の多い課長に配付する。
(各課における文書の取扱い)
第13条 前条の規定により配付を受けた文書及び各課が直接受領した文書は、次に定めるところにより処理する。
(1) 文書は、親展文書その他開封を不適当と認めるものを除き、開封する。
(2) 総務課から開封して配付を受けた文書及び課において開封した文書は、速やかに、受付印を押して文書件名簿に必要事項を記入する。ただし、軽易なものについては、文書件名簿への記入を省略することができる。
(執務時間外到達文書の取扱い)
第14条 執務時間外に到達した文書は、日直員又は宿直員が受領し、総務課長に引き継がなければならない。
(親展文書)
第15条 村長又は副村長あて親展文書(職員の進退、給与その他身分に関するものを除く。)が閲覧後に回付されたときは、総務課長は直ちに第12条により処理しなければならない。
第3章 文書の処理
(文書の処理方針)
第16条 文書はすべて課長が中心となり、担任係又は事務担任者において即日処理しなければならない。ただし、事件の性質によつて即日処理することができない事由があるときは、必要に応じて上司の承認を受けなければならない。
2 施行期日の予定されるものは、決裁を受ける余裕をおいて立案し、必要な審議の機会を失わないように努めなければならない。
(起案)
第17条 すべて事案の処理は、文書による。
2 起案は、起案書により平易明確に行われなければならない。
3 軽易な文書又は定例的に取り扱う事案に係る起案については、前項に規定する起案書に代えて、別の起案帳票を用いて行うことができる。
(回覧)
第18条 文書で、回覧を要するものは、文書決裁判を用いて処理することができる。
(関係書類の添付)
第19条 同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、それが完結するまで必要に応じて関係書類を添えなければならない。
(庁内文書の発信名)
第20条 庁内文書には、原則として職名のみを用いる。
(庁外文書の発信名)
第21条 庁外へ発信する文書は、村長名を用いる。ただし、事案の性質により、副村長又は村名を用い、軽易な文書については、課長名又は課名をもつてすることができる。
(発議文書の記載等)
第22条 発議文書で重要な文書は、文書管理簿に必要事項を記入しなければならない。
2 事案の決裁区分は、決裁規則の定めるところによる。
3 文書の保存年限は文書保存期間基準表の定めるところによる。
(合議)
第23条 文書の内容が他の課に関係するものは、それぞれ関係課に合議しなければならない。この場合において、当該関係課との事前調整を積極的に行うとともに、報告、通知的な合議は、決裁終了後にその回議文書の回付等により行わなければならない。
(回議及び合議の方式)
第24条 回議は、すべて流れ方式によるものとする。ただし、特に臨時急施を要する回議文書、機密その他重要な回議文書は、内容を説明出来る職員が持ち回りすることができる。
(合議の順番)
第25条 合議は、次の各号に定める順序により行わなければならない。
(1) 合議は、主管の課を最初とし、関連の深い課から順次他の課に及ぼすものとする。
(2) 他の課に関係のあるものは、主管課長の決裁を受けてから他の課に合議すること。
(合議事項の廃止)
第26条 合議事項を廃止し、又はその旨に重大な変更があつたときは、主管課長からその旨を関係課長に通知しなければならない。
(処理状況の明確化)
第27条 重要な文書は、常に文書取扱主任においてその処理状況をあきらかにしておかなければならない。
(審査)
第28条 次の各号に掲げる回議文書は、主管課長の回議を受けた、総務課長の審査を受けなければならない。
(1) 条例、規則及び訓令
(2) 事件議決に係る議会提出議案
(3) 例規となる通知及び告示
(4) 重要な契約
(5) その他村長の決裁及び副村長の専決を要する文書で重要又は異例なもの
第4章 文書の浄書及び発送
(浄書及び公印)
第29条 施行文書の浄書は、主管課において行う。
2 施行文書には、第3項に定めるもののほか、村公印規則に規定する公印を押さなければならない。
(1) 課内者に対する往復文書
(2) 軽易な文書
(3) 定例的な文書
(4) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡
(5) 祝辞、弔辞、その他これに類する文書
4 公印は、文書を施行する際に押印するものとする。ただし、証票、賞状等でその交付等の日時場所その他関係により事前に当該公印を押印しておくことが適当と認めるものに限り、総務課長の承認を経て、事前に押印することができる。
5 契約書、登記文書、その他取り替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割印をしなければならない。
6 特に施行の確認を必要とする文書は原議と契印しなければならない。
(議案の取扱い)
第30条 議会の議決を要するものの原議(予算関係は除く。)については、発議の課において原議を作成して総務課に送付しなければならない。
(発送)
第31条 発送する文書は、特定のものを除き総務課に回付しなければならない。
2 総務課は発送文書の回付を受けたときは、即日これを発送しなければならない。ただし、事務の都合上急を要しないものは翌日発送することができる。
第5章 文書の保管
(例規の整備)
第32条 条例、規則等例規となるものの原本は、総務課において常に確実に整備保管され、かつ、職員が職務を遂行するにあたり、これらの例規類の参照が簡便であるように措置されなければならない。
(文書管理の原則)
第33条 文書は、散逸、汚損のないように努めるとともに、常にその所在を明確にし、迅速に情報の検索ができるようにしておかなければならない。
(文書の管理義務)
第34条 課等の所掌する事務に係る文書は、文書取扱主任が管理しなければならない。
2 廃止された事務に係る文書は、総務課が当該文書を管理する課及び当該文書の管理方法を指定するものとする。
(簿冊目録等の作成)
第35条 文書取扱主任は、第8条第1項に規定する帳簿その他文書及び簿冊を管理するために必要な目録等を常に整備しなければならない。
(簿冊等の管理)
第36条 文書は、当該文書を収納する簿冊、保存箱等の登録により、その所在を明らかにしなければならない。
2 文書を簿冊、保存箱等に収納するときは、登録番号等による登録順に収納する等、規則的な編集を行い、検索の便宜をはからなければならない。ただし、帳票の管理に関する定め等による登録方法がある場合は、この限りでない。
第6章 文書の保存
(文書の保存場所及び保存方法等)
第37条 文書の保存場所及び保存方法は、総務課長が定める。
2 文書の所管換えは、総務課長の指示により行わなければならない。
(文書の整理)
第38条 文書事務の担当者は、文書を常に整理し、紛失、盗難、損傷を防止しなければならない。
2 文書取扱主任は、文書事務の担当者の行う文書の整理について、助言又は指導を行うものとする。
(文書の保存)
第39条 村の保有する文書には村民と共有する情報が記録されていることの重要性を十分認識し、文書に記録されている情報の歴史的価値並びに行政事務における活用及び資料としての価値に応じて、文書の保存期間を決定しなければならない。
(保存文書の種別)
第40条 文書の保存期間の種別は法令その他別に定めがあるもののほか、次のとおりとする。ただし、第41条第1項の規定により決定した保存期間が法令等に定める保存期間を超えるときは、当該決定に係る保存期間とする。
(1) 永年保存
(2) 10年保存
(3) 5年保存
(4) 1年保存
2 文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。
3 保存を要する期間が10年を超えるもののうち、永年でない文書については、文書管理者と協議した上で、第1項各号に掲げる保存期間以外の保存期間とすることができる。
(保存期間の決定)
第41条 文書の保存期間は、文書取扱主任において、文書の登録の際に、別表により決定する。ただし、種別の決定が困難な文書は、文書管理者と協議した上で決定するものとする。
2 文書管理者は、類似の情報が記録された文書を所管する課等が2以上ある場合は、当該文書を管理する文書取扱主任に対し、その保存期間についての調整を求めることができる。
3 文書取扱主任は、法令等の改正その他やむを得ない理由により保存期間の修正が必要となつた場合は、文書管理者及び関係する課等と協議した上で、当該保存期間の修正をすることができる。
第7章 文書の処分
(文書の廃棄)
第42条 文書取扱主任は、文書の廃棄を実施するときは、前年度末に保存期間が満了した文書を収納した簿冊及び保存箱を記録した廃棄簿冊目録を作成し、当該目録による文書の廃棄について、あらかじめ主管課長の決裁を受けなければならない。
2 文書取扱主任は、前項の手続きを経た後、文書の廃棄をする前に速やかに当該目録を総務課長に提出しなければならない。
3 文書の廃棄は、総務課長の指示により実施するものとする。
(保存期間を経過した文書に記録された情報の取扱い)
第43条 文書取扱主任は、文書に記録された情報の重要度、活用度、資料価値等を考慮し、当該文書の保存期間にかかわらず、文書管理責任者との協議の上、当該情報を別の媒体又は別の方法により記録し、保存することができる。
第8章 電子媒体の管理
(磁気ディスク等の管理の原則)
第44条 文書取扱主任は、村が管理しなければならない情報が記録された磁気ディスク等の管理状況を明らかにするとともに、その適正な利用を確保できるよう努めなければならない。
(磁気ディスク等の保管)
第45条 磁気ディスク等は、当該磁気ディスクに記録された情報の漏洩、改ざん等が生じないよう、厳重に管理しなければならない。
2 登録した磁気ディスク等に記録された情報は、文書取扱主任の承認を得ないで庁外に提示してはならない。
3 登録した磁気ディスク等は、文書取扱主任の承認を得ないで庁外へ持ち出してはならない。
附則
この規程は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成18年訓令第5号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成28年訓令第1号)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
別表
文書保存期間規準表
No. | 項目 | 永年 | 10年 | 5年 | 1年 |
1 | 村の区域の分合に関する文書 | ○ |
|
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2 | 行政の提携に関する文書 | ○ |
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|
3 | 村行政の総合計画表及び行政運営に関する基本方針の決定に関する文書 | ○ |
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4 | 重要な事務事業の計画の策定、変更、廃止及び実施に関する文書 | ○ |
|
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|
5 | 村史の資料となる文書 | ○ |
|
|
|
6 | 叙位、叙勲、表彰及び褒賞に関する文書 | ○ |
|
|
|
7 | 村長、副村長及び会計管理者の事務引継に関する文書 | ○ |
|
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|
8 | 重大な災害、事故に関する文書 | ○ |
|
|
|
9 | 例規等に関する文書 | ○ |
|
|
|
10 | 通達に関する文書 | ○ |
|
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|
11 | 審査請求、訴訟等に関する文書 | ○ | ○ |
|
|
12 | 議会に関する文書 | ○ | ○ | ○ |
|
13 | 予算、決算等の財務に関する文書 | ○ | ○ | ○ |
|
14 | 財産の取得又は処分に関する文書 | ○ | ○ | ○ |
|
15 | 契約及び許可等に関する文書 | ○ | ○ | ○ |
|
16 | 調査研究、統計等に関する文書 | ○ | ○ | ○ |
|
17 | 工事施行図書等に関する文書 | ○ | ○ | ○ |
|
18 | 任免、賞罰、給与等その他人事管理に関する文書 | ○ | ○ | ○ |
|
19 | 陳情及び請願に関する文書 |
| ○ | ○ |
|
20 | 国及び県の補助金・負担金に関する文書 |
| ○ | ○ |
|
21 | 11から20までの他で5年を超え10年までの期間保存の必要があると認められる文書 |
| ○ |
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|
22 | 1年を超え5年までの期間保存の必要があると認められる文書 |
|
| ○ |
|
23 | 軽易な報告又は届け出に関する文書 |
|
|
| ○ |
24 | 定例的又は軽易な証明等の申請に関する文書 |
|
|
| ○ |
25 | 23から24までの他で1年を超えて保存の必要があると認められる文書 |
|
|
| ○ |
備考
1 保存期間の種別は、次の各号に掲げる文書の区分に従い、当該各号に定めるものとする。
・ 特に重要な文書 永年
・ 重要な文書 10年
・ 通常の文書 5年
・ 軽易な文書 1年
2 規準表に規定する1から18までに掲げる文書のほか10年を超えて保存の必要があると認められる文書は、第40条第3項の規定により、10年を超える期間を当該文書の保存期間とすることができる。