○山添村電子計算組織の管理運営に関する要綱
平成22年3月16日
訓令第1号
(目的)
第1条 この要綱は、山添村電子計算組織の管理運営に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 電子計算組織 与えられた一連の処理手順に従って事務を自動的に処理する電子的機器の組織をいう。
(2) 個人情報 電子計算組織に記録される個人を対象とする情報で、個人を特定することができるものをいう。
(3) 電算処理 電子計算組織に情報を記録し、電子計算組織により情報を作成することをいう。
(4) データ 電算処理に係る入出力帳票、磁気ディスク、磁気テープその他の媒体に記録されているものをいう。
(5) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書等電算処理に必要な仕様書類をいう。
(6) システム機器 庁内に設置した電子計算組織通信回線(以下「電算LAN」という。)に接続しているサーバ、パーソナルコンピュータ(以下「電算端末機」という。)、ネットワーク装置及びプリンター等の関連機器をいう。
(7) 主管課 電子計算組織を利用して業務処理を行う課をいう。
(8) 主管課長 主管課の長をいう。
(電算処理の要件)
第3条 電算処理は、次の各号のいずれかに該当するものでなければならない。
(1) 経費の削減を図ることができるもの
(2) 労働の軽減を図ることができるもの
(3) 事務の効率化を図ることができるもの
(4) その他行政水準の向上を図ることができるもの
2 前項の規定にかかわらず、山添村個人情報保護条例(平成14年12月山添村条例第25号)の目的に照らし適当でないと認められるときは、電算処理をすることができない。
(電算処理プログラムの追加等)
第4条 主管課長は、新たに電算処理のプログラムを追加しようとする場合又は既存のプログラムを改修しようとする場合は、電算処理プログラム追加・改修計画書(様式第1号)を原則として当該追加若しくは改修しようとする年度の前年度の9月末日までに総務課長に提出しなければならない。
(データ利用の制限)
第5条 個人情報は、本村の行政目的以外に利用してはならない。
2 他の公共団体への資料は、村長が特に必要であると認めた場合を除き、個人別リストの提供は、行ってはならない。
(データ利用の承認)
第6条 主管課長は、所掌事務を電算処理するために、他の課に属するデータを必要とする場合は、データ利用承認申請書(様式第3号)により当該課長の承認を得なければならない。
3 主管課長は、前項の規定による承認があったときは、総務課長にその旨を通知しなければならない。
(データ保護管理者及びデータ取扱責任者)
第7条 電子計算組織の運用に係る一切のデータを適正に管理し、その安全保護を図るため、データ保護管理者及びデータ取扱責任者を置く。
2 データ保護管理者は、総務課長とし、データ取扱責任者は、関係主管課長とする。
(データの管理)
第8条 データ保護管理者及びデータ取扱責任者は、データに関して常時点検を行わなければならない。
2 情報が記録された磁気ディスクや磁気テープ等の使用及び取扱いについては、データ保護管理者が、これを行うものとする。
3 データ保護管理者は、きわめて重要であると認められる磁気記録については、必要に応じ、予備記録を作成し保管するものとする。
(ドキュメントの管理)
第9条 ドキュメントは、所定の場所に保管するとともに、これを複写し、又は持ち出すときは、データ保護管理者の許可を得なければならない。
(電算計算組織の管理)
第10条 電子計算組織は、総務課長が管理するものとする。
2 総務課長は、電子計算組織の状況を常に把握し、適正な運用を図るものとする。
3 第1項の規定にかかわらず電算端末機は、電算端末機を設置する課(これに相当する部署を含む。)に電算端末機管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置き、当該課の長をもってこれに充てる。
4 管理責任者は、電算端末機の正常な運営を確保するとともに、電算端末機から出力される個人情報を厳正に管理しなければならない。
(サーバの操作)
第11条 サーバの操作は、総務課電子計算組織担当職員(以下「電算担当職員」という。)が行うものとする。
2 電算担当職員以外の職員が、サーバを操作しようとするときは、総務課長の承認を得なければならない。
(取扱員)
第12条 管理責任者は、電算端末機の取扱員を定め、電算端末機取扱員報告書(様式第5号)により総務課長に報告するものとする。
(電算端末機の操作)
第13条 電算端末機により入出力する個人情報は、取扱員の所管の業務に必要なものに限る。
2 総務課長は、電算端末機の操作に必要なパスワードを定め、管理責任者を通じ取扱員に通知(様式第6号)するものとする。
3 取扱員は、前項のパスワードを他に漏らしてはならない。
(電子計算組織の利用制限)
第14条 電子計算組織は、次に掲げるとき以外は利用することができない。
(1) 所掌事務の処理を行うとき。
(2) プログラムの作成及び保守を行うとき。
(3) 職員の研修及び訓練を行うとき。
(4) 前各号に掲げるもののほか、総務課長及び主管課長が特に必要と認めたとき。
(処理業務の外部委託等)
第15条 電算処理の一部を外部へ委託する場合は、契約書等文書で秘密保持に必要な事項を明記するとともに、データ等の安全保護に万全を期さなければならない。
(立入りの制限)
第16条 総務課長は、サーバが設置されている場所(以下「電算室」という。)に関係職員以外の者を立入らせてはならない。ただし、必要に応じ電算担当職員の立会いのうえ、これを認めることができる。
(安全措置)
第17条 総務課長は、電算室における火災、盗難又は事故に備え、必要な保安措置を講じなければならない。
(職員の責務)
第18条 村長は、職員に対し、電算処理に係る教育及び研修を行い、その指導又は監督に努めなければならない。
2 職員は、電算処理に係る個人情報の保護の重要性を認識し、担当する事務の範囲を超えてこれを取り扱ってはならない。
3 電算処理に従事している者又は従事していた者は、その事務に関して知り得た秘密を漏洩してはならない。
(補則)
第19条 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は別に定める。
附則
この要綱は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成27年訓令第4号)
この要綱は、平成27年10月5日から施行する。
