(目的)

第1条　この規定は、別に定めるものを除き、村における文書の取扱いの規範を示し、もつてその適正化及び事務能率の向上を図ることを目的とする。

(文書の定義)

第2条　この規定において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書等の取扱いの原則)

第3条　文書等は、迅速に正確かつていねいに取り扱うとともに、文書等に記録されている情報が最大限に活用され、事務が効率的に行われるように常に整理しておかなければならない。

(課長、係の職務)

第4条　課長は部下を督励して、文書事務が円滑適正に行われるよう努めなければならない。

(文書管理者の設置及び職務)

第5条　課に文書管理者1人を置く。

(文書取扱主任の設置及び職務)

第6条　文書管理者の文書事務を補佐するため、各課(課と同等の扱いを含む。以下課において同じ。)に文書取扱主任を置く。

(文書事務の調査及び指導)

第7条　文書管理推進委員会は、各課の文書事務を随時調査し、又は報告を求め、文書事務が適正に処理されるように指導しなければならない。

(簿冊)

第8条　文書の取扱いに要する簿冊は、各課に文書件名簿の他必要なものを備える。

(施行文書の記号及び番号)

第9条　村自体の発議に基づいて施行する文書は、村名の頭文字「山添」の次に主管課の頭文字を記入するものとし、頭文字に同一のものがあるときは、総務課長が適宜定めるものとする。番号は、記号に続けて「第　号」とする。

(施行文書の日付)

第10条　施行文書には、前条に規定する記号及び番号のほか日付を付けなければならない。

(文書の発信名及びあて名)

第11条　施行文書は、村長名をもつてしなければならない。ただし、次の各号に掲げる場合においては、それぞれに定める発信名を用いることができる。

(村役場に到達した文書の取扱い)

第12条　村役場に平日到達した文書(各課が直接受領した文書を除く。)は、総務課長が受領し、次に定めるところにより処理する。

(各課における文書の取扱い)

第13条　前条の規定により配付を受けた文書及び各課が直接受領した文書は、次に定めるところにより処理する。

(執務時間外到達文書の取扱い)

第14条　執務時間外に到達した文書は、日直員又は宿直員が受領し、総務課長に引き継がなければならない。

(親展文書)

第15条　村長又は副村長あて親展文書(職員の進退、給与その他身分に関するものを除く。)が閲覧後に回付されたときは、総務課長は直ちに第12条により処理しなければならない。

(文書の処理方針)

第16条　文書はすべて課長が中心となり、担任係又は事務担任者において即日処理しなければならない。ただし、事件の性質によつて即日処理することができない事由があるときは、必要に応じて上司の承認を受けなければならない。

(起案)

第17条　すべて事案の処理は、文書による。

(回覧)

第18条　文書で、回覧を要するものは、文書決裁判を用いて処理することができる。

(関係書類の添付)

第19条　同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、それが完結するまで必要に応じて関係書類を添えなければならない。

(庁内文書の発信名)

第20条　庁内文書には、原則として職名のみを用いる。

(庁外文書の発信名)

第21条　庁外へ発信する文書は、村長名を用いる。ただし、事案の性質により、副村長又は村名を用い、軽易な文書については、課長名又は課名をもつてすることができる。

(発議文書の記載等)

第22条　発議文書で重要な文書は、文書管理簿に必要事項を記入しなければならない。

(合議)

第23条　文書の内容が他の課に関係するものは、それぞれ関係課に合議しなければならない。この場合において、当該関係課との事前調整を積極的に行うとともに、報告、通知的な合議は、決裁終了後にその回議文書の回付等により行わなければならない。

(回議及び合議の方式)

第24条　回議は、すべて流れ方式によるものとする。ただし、特に臨時急施を要する回議文書、機密その他重要な回議文書は、内容を説明出来る職員が持ち回りすることができる。

(合議の順番)

第25条　合議は、次の各号に定める順序により行わなければならない。

(合議事項の廃止)

第26条　合議事項を廃止し、又はその旨に重大な変更があつたときは、主管課長からその旨を関係課長に通知しなければならない。

(処理状況の明確化)

第27条　重要な文書は、常に文書取扱主任においてその処理状況をあきらかにしておかなければならない。

(審査)

第28条　次の各号に掲げる回議文書は、主管課長の回議を受けた、総務課長の審査を受けなければならない。

(浄書及び公印)

第29条　施行文書の浄書は、主管課において行う。

(議案の取扱い)

第30条　議会の議決を要するものの原議(予算関係は除く。)については、発議の課において原議を作成して総務課に送付しなければならない。

(発送)

第31条　発送する文書は、特定のものを除き総務課に回付しなければならない。

(例規の整備)

第32条　条例、規則等例規となるものの原本は、総務課において常に確実に整備保管され、かつ、職員が職務を遂行するにあたり、これらの例規類の参照が簡便であるように措置されなければならない。

(文書管理の原則)

第33条　文書は、散逸、汚損のないように努めるとともに、常にその所在を明確にし、迅速に情報の検索ができるようにしておかなければならない。

(文書の管理義務)

第34条　課等の所掌する事務に係る文書は、文書取扱主任が管理しなければならない。

(簿冊目録等の作成)

第35条　文書取扱主任は、第8条第1項に規定する帳簿その他文書及び簿冊を管理するために必要な目録等を常に整備しなければならない。

(簿冊等の管理)

第36条　文書は、当該文書を収納する簿冊、保存箱等の登録により、その所在を明らかにしなければならない。

(文書の保存場所及び保存方法等)

第37条　文書の保存場所及び保存方法は、総務課長が定める。

(文書の整理)

第38条　文書事務の担当者は、文書を常に整理し、紛失、盗難、損傷を防止しなければならない。

(文書の保存)

第39条　村の保有する文書には村民と共有する情報が記録されていることの重要性を十分認識し、文書に記録されている情報の歴史的価値並びに行政事務における活用及び資料としての価値に応じて、文書の保存期間を決定しなければならない。

(保存文書の種別)

第40条　文書の保存期間の種別は法令その他別に定めがあるもののほか、次のとおりとする。ただし、第41条第1項の規定により決定した保存期間が法令等に定める保存期間を超えるときは、当該決定に係る保存期間とする。

(保存期間の決定)

第41条　文書の保存期間は、文書取扱主任において、文書の登録の際に、別表により決定する。ただし、種別の決定が困難な文書は、文書管理者と協議した上で決定するものとする。

(文書の廃棄)

第42条　文書取扱主任は、文書の廃棄を実施するときは、前年度末に保存期間が満了した文書を収納した簿冊及び保存箱を記録した廃棄簿冊目録を作成し、当該目録による文書の廃棄について、あらかじめ主管課長の決裁を受けなければならない。

(保存期間を経過した文書に記録された情報の取扱い)

第43条　文書取扱主任は、文書に記録された情報の重要度、活用度、資料価値等を考慮し、当該文書の保存期間にかかわらず、文書管理責任者との協議の上、当該情報を別の媒体又は別の方法により記録し、保存することができる。

(磁気ディスク等の管理の原則)

第44条　文書取扱主任は、村が管理しなければならない情報が記録された磁気ディスク等の管理状況を明らかにするとともに、その適正な利用を確保できるよう努めなければならない。

(磁気ディスク等の保管)

第45条　磁気ディスク等は、当該磁気ディスクに記録された情報の漏洩、改ざん等が生じないよう、厳重に管理しなければならない。