○文書編さん保存規程
昭和34年12月21日
訓令第6号
(趣旨)
第1条 公文書は、この規程の定めるところにより整理して保存し、紛失、火災、盗難等を防止するとともに、常に活用しうるようにしなければならない。
(保存期間)
第2条 文書の保存期間は、次の4種にわける。
第1種 永年保存 永久に保存する必要のある重要な文書
第2種 10年保存 第1種以外の重要な文書
第3種 5年保存 1年保存で廃棄するのを適当としない文書
第4種 1年保存 第1種から第3種まで以外の軽易な文書
2 文書の保存期間は、暦年によるものは翌年1月1日から、会計年度によるものは、翌年度4月1日から起算する。
(完結文書の編さん及び製本)
第3条 文書が完結したときは、次の方法により編さん及び製本しなければならない。
(2) 保存分類表に例示のない文書については、類似の文書の分類によること。
(3) 第1種及び第2種の文書は、製本すること。
(4) 編さんは、暦年により区分し、第2号様式の索引簿を調製すること。
(5) 帳簿等の簿冊は、第3号様式の簿冊台帳に名称、使用年度、保存期間の区分及び冊数を記入すること。
(文書の廃棄)
第4条 保存の年限を経過し保存の必要のなくなつた文書は、村長の決裁を経て廃棄しなければならない。
2 文書の廃棄は、裁断、焼却等により完全に行わなければならない。
(索引簿等の整理)
第5条 文書を廃棄したとき、又は紛失、き損したときは、その理由を明記して索引簿及び簿冊台帳を整理しなければならない。
附則
1 この規程は、昭和35年1月1日から適用する。
2 すでに編さん保存されている文書は、当分の間従前の例により保存する。
附則(昭和57年訓令第3号)
この規程は、公布の日から施行する。
別表
保存分類表
種別 類別 | 第1種(永年保存) | 第2種(10年保存) | 第3種(5年保存) | 第4種(1年保存) |
第1類 庶務 第1節 村の区域 第2節 村史編さん 第3節 表彰 第4節 村議会 第5節 争訟 第6節 例規 第7節 監査及び検査 | ・村の区域、名称、事務所の位置等重要書類 ・大字の区域、名称等重要書類 ・村史資料関係重要書類 ・村議会招集書類 ・村議会議決報告書類 ・村議会会議録 ・委員会関係重要書類 ・条例、規則、告示、訓令、達、指令及び許認可原議及び関係書類 ・監査及び検査関係重要書類 ・事務引継書類 ・公印関係重要書類 ・公文廃棄処分関係書類 ・重要な公務所からの諸令達 ・その他永久保存を要する重要書類 | ・寄附関係書類 ・その他重要書類 | ・検査関係書類 ・重要でない公務所からの諸令達 ・文書収受発議書類 ・金券収受発送簿類 ・諸証明書類 | ・各種送付簿 ・各種日誌 ・各種日、月計簿 ・各種事務報告書 ・その他軽易な書類 |
第2類 人事 第1節 人事 第2節 給与 第3節 厚生 第4節 雑件 | ・進退原議 ・職員履歴書 ・職員名簿 ・退職死亡者履歴書 ・退職死亡者給与関係書類 ・懲戒関係書類 ・その他永久保存を要する重要書類 | ・辞令通知簿 ・職員共済組合及び恩給組合関係書類 ・結核性疾患休養者関係書類 ・昇格昇給関係書類 ・その他重要書類 | ・職員保証書 ・職員給与関係書類 ・被服貸与関係書類 ・職員研修関係書類 ・出勤簿 ・出勤命令簿 ・時間外勤務命令簿 | ・休暇簿 ・諸願、届、伺書類 ・その他軽易な書類 |
第3類 村政 第1節 統計調査 第2節 外人登録 第3節 雑件 | ・重要な統計調査資料関係書類 ・その他永久保存を要する重要書類 | ・村政調査関係書類 ・外人登録関係書類 ・その他重要書類 | ・各種統計調査資料 ・世帯人口現況報告書 ・異動人口報告書 | ・事務報告書類 ・その他軽易な書類 |
第4類 財務 第1節 予算 第2節 決算 第3節 公課金 第4節 支払書類 第5節 担保及び保証金 第6節 契約 第7節 物品 第8節 雑件 | ・村有財産及び営造物関係重要書類 ・予算決算関係重要書類 ・登記関係重要書類 ・契約関係重要書類 ・その他保存を要する重要書類 | ・財務規則に定める歳入歳出関係簿冊 ・金銭出納関係重要書類 ・物品関係出納簿 ・担保保証金関係重要書類 ・物品購入契約に関する重要書類 ・その他重要書類 | ・財政公表関係書類 ・予算令達流用関係書類 ・予算決算資料 ・物品購入払下関係書類 | ・各種歳入歳出日計簿 ・経理関係各種日計簿 ・物品受渡書 ・各種伝票、切符類 ・その他軽易な書類 |
第5類 税及び税収入 第1節 村税 第2節 税外収入 第3節 滞納処分 第4節 雑件 | ・永久保存を要する重要書類 | ・諸税徴収簿 ・村税関係台帳及び調査簿 ・各種還付金原簿及び整理簿 ・滞納関係諸帳簿 ・徴収受託及び嘱託関係書類及び帳簿 ・その他重要書類 | ・各種申告、申請書及び関係書類 ・特別徴収関係諸届及び報告書 ・滞納処分関係書類 ・欠損及び減額関係書類 ・納税通知書督促状公示送達関係書類 ・課税延滞金免除決裁簿 ・使用料及び手数料関係書類 ・納税貯蓄組合関係書類 | ・臨時運行許可関係書類 ・軽自動車税関係諸届書類 ・その他軽易な書類 |
第6類 戸籍 第1節 戸籍 第2節 住民基本台帳 第3節 諸証明 第4節 埋火葬許可 第5節 雑件 | ・民刑関係諸通知書 ・復権関係通知書 ・恩赦関係通知書 ・破産関係書類 ・その他永久保存を要する重要書類 | ・埋火葬許可関係書類 ・印鑑事務関係書類 ・住民基本台帳関係書類 ・その他重要書類 | ・埋火葬関係諸報告書 ・諸証明関係書類 ・住民基本台帳諸届書類 | ・戸籍、住民基本台帳謄抄本下附申請書類 ・身元調査関係書類 ・人口動態統計書類 ・埋火葬統計表 ・戸籍、住民基本台帳事務統計表 ・その他軽易な書類 |
第7類 民生 第1節 民生事業 第2節 厚生福利 第3節 災害救助 第4節 社会事業団体 第5節 雑件 | ・援護関係重要書類 ・恩給関係重要書類 ・行旅死亡人取扱関係重要書類 ・災害救助関係書類 ・社会事業団体関係重要書類 ・国民健康保険法関係重要書類 ・公益質屋関係重要書類 ・その他永久保存を要する重要書類 | ・民生委員推せん会関係重要書類 ・遺族国庫債券受付交付関係書類及び台帳 ・援護物資関係書類 ・保育関係書類 ・その他の重要書類 | ・民生委員推せん会関係書類 ・死体、遺骨、身柄引渡関係書類 ・行旅死亡人繰替金収入関係書類 ・公営住宅関係書類 | ・その他軽易な書類 |
第8類 経済 第1節 産業 第2節 配給 第3節 雑件 | ・永久保存を要する書類 | ・重要書類 | ・各種配給関係書類 ・各種配給台帳 ・各種登録関係書類 ・主要食糧保有関係書類 ・商工調査関係書類 | ・各種配給受払原簿 ・通帳受払交付簿 ・その他軽易な書類 |
第9類 土木 第1節 道路、橋梁 第2節 公園、遊園地 | ・道路及び公共溝渠の認定廃止関係書類 ・道路橋りよう台帳 ・道路占用及び公有土地水面占用関係重要書類 ・水防関係重要書類 ・公園、遊園地関係重要書類 ・その他永久保存を要する重要書類 | ・工事関係書類 ・その他重要書類 | ・公園地、遊園地管理関係書類 ・占用及び使用許可関係書類 | ・その他軽易な書類 |
